Komisyon ve Çalışma Grupları Çalışma Esasları

Vicdan Vakfı olarak, gönüllülerimizin aktif katılımını teşvik etmek ve vakfımızın misyon, vizyon ve değerleri doğrultusunda etkili çalışmalar yürütmek amacıyla oluşturduğumuz komisyonlarımızda; şeffaflık, demokratik karar alma ve etkin katılım ilkelerini benimsemekteyiz. Komisyonlarımız, faaliyetlerini açık ve şeffaf bir şekilde yürütürken, gönüllülerimizin görüş ve katkılarını önemser ve karar süreçlerini demokratik bir yaklaşımla gerçekleştirir. Bu şekilde, tüm gönüllülerimizin fikirlerini değerlendirerek, ortak hedeflerimize birlikte ulaşmayı hedefliyoruz.

1. Komisyonların Yapısı ve Üyelik

a. Komisyonlar:

• PDR Komisyonu

• Gönüllü Komisyonu

• Projeler Komisyonu

• Genç Vicdan Komisyonu

• Mali İşler ve Bağışlar Komisyonu

• Hukuk Komisyonu

• Eğitim Komisyonu

• Kurumsal İletişim Komisyonu

• Kültür ve Sanat Komisyonu

b. Üyelik:
Her gönüllü, ilgi ve yetkinliklerine göre bir veya birden fazla çalışma komisyonuna üye olabilir. Ancak, bir gönüllü aynı anda birden fazla komisyonda koordinatörlük yapamaz.

2. Koordinatör Seçimi ve Görev Süresi

• Komisyonlar kendi asil ve yedek koordinatörlerini demokratik yöntemlerle 1 yıllık süre için seçerler.

• Seçimler, yıllık genel kurul toplantısında yapılır ve katılım tüm komisyon üyelerine açıktır.

3. Çalışma Yöntemi

• Komisyonlar, vakfın misyon, vizyon ve değerleri ile yönetim kurulunun yıllık stratejisine uygun olarak bağımsız şekilde faaliyet gösterirler.

• Komisyonlar, yıllık stratejilerini belirleyerek yönetim kurulunun onayına sunar.

4. Sorumluluk ve Hesap Verebilirlik

• Komisyon üyeleri, koordinatörlere; koordinatörler ise yönetim kuruluna karşı sorumludur.

• Koordinatörler, komisyonun faaliyetlerini ve gelişmelerini aylık olarak yönetim kuruluna raporlar.

5. Planlama ve Uygulama

• Komisyonlar, yıllık planlarını yönetim kuruluna sunar ve onay alır.

• Yönetim kurulu tarafından onaylanan plan ve faaliyetleri gerçekleştirirler.

6. İletişim ve İşbirliği

• Komisyonlar arasında etkin iletişim ve işbirliği sağlanması amacıyla düzenli toplantılar organize edilir.

• Ortak projeler ve faaliyetler için komisyonlar arası çalışma grupları oluşturulabilir.

7. Şeffaflık

• Komisyon faaliyet raporları ve kararları, vakfın web sitesi veya iç iletişim platformlarında şeffaf bir şekilde paylaşılır.

• Tüm komisyonlar, çalışmalarını ve harcamalarını periyodik olarak raporlar ve bu raporlar vakıf genel kurulunda sunulur.

8. Eğitim ve Gelişim

• Komisyon üyelerine yönelik düzenli eğitim programları organize edilerek, yetkinliklerinin artırılması sağlanır.

• Eğitim konuları arasında liderlik, proje yönetimi, iletişim becerileri ve teknik uzmanlık konuları bulunur.

• Eğitimler, hem iç kaynaklarla hem de dış uzmanlarla iş birliği yapılarak gerçekleştirilir.

9. Değerlendirme ve Geri Bildirim

• Komisyon faaliyetleri, belirlenen performans kriterleri doğrultusunda düzenli olarak değerlendirilir.

• Üyelerden ve faydalanıcılardan alınan geri bildirimler doğrultusunda faaliyetler ve stratejiler güncellenir.

10. Çalışma Grupları ile İlgili Esaslar

10.1. Çalışma Gruplarının Tanımı:
Çalışma grupları, vakfın belirli bir proje veya hedef odaklı çalışmalar yürütmek amacıyla farklı komisyonlardan gönüllülerin katılımıyla oluşturulan, geçici ve esnek yapılardır. Bu gruplar, belirli bir hedefe yönelik projeleri sonuçlandırmak amacıyla organize edilir ve sonuç elde edildikten sonra sonlandırılır.

10.2. Katılım ve Üyelik:

• Çalışma gruplarına katılım, ilgili projede görev ve sorumluluk üstlenmek isteyen gönüllüler arasından belirlenir. Her komisyon, çalışma gruplarına ihtiyaca ve projenin niteliğine göre katkı sağlar.

• Çalışma gruplarına katılım, ilgili komisyonların koordinatörleri veya yönetim kurulu tarafından organize edilir ve onaylanır.

• Her çalışma grubunda, ilgili komisyonlardan en fazla ikişer gönüllü katılabilir ve toplam üye sayısı 10 kişiyi geçmemelidir.

• Komisyonlara üye olmayan gönüllüler de, en az 5 kişiden oluşan bir çekirdek grup kurarak ve ilgili komisyonların görüşünü alarak, Yönetim Kurulu kararı ile çalışma grupları oluşturabilirler.

10.3. Görev ve Sorumluluklar:

• Çalışma grubu üyelerinden, proje çalışmalarını düzenli olarak takip etmeleri, toplantılara düzenli katılmaları ve üstlendikleri görevleri yerine getirmeleri beklenir.

• Bu taahhüde iş programı ve başka yükümlülükleri sebebiyle uyamayacağını düşünen gönüllülerin çalışma grubuna katılmamaları önerilir.

10.4. Şeffaflık ve Raporlama:

• Çalışma grupları, faaliyetleri hakkında 3 ayda bir çalışmanın gelişimi, fırsatlar ve sorunlar hakkında yönetim kuruluna rapor sunar.

• Çalışma grubu faaliyetleri, proje tamamlandıktan sonra değerlendirilmeye alınır ve sonuçlar vakfın genel kurulunda şeffaf bir şekilde paylaşılır.

10.5. Proje Yürütücüsü Koordinatör:

• Her çalışma grubu için, projeyi yönetecek bir Proje Yürütücüsü Koordinatör belirlenir. Bu koordinatör, çalışma grubunun faaliyetlerini organize etmek, gruplar arası iletişimi sağlamak ve raporlamaları yönetmekle sorumlu olacaktır.

10.6. Çalışma Gruplarının Kurulması, Süreleri ve Sonlandırılması:

• Çalışma gruplarının kurulması, genişletilmesi, sürelerinin uzatılması ya da sonlandırılmaları Vakıf Yönetim Kurulukararı ile gerçekleştirilir. Bu kararlar alınırken, vakfın yıllık stratejik planları dikkate alınır.

• Çalışma grupları bir yıllık süreler için kurulur ve bu süre, Yönetim Kurulu kararı ile süre sonunda yine bir yıl için yenilenebilir.

• Toplantılarını düzenli yapmayan, gönüllü üyelerinin katılımını düzenli ve kapsayıcı şekilde sağlayamayan, üç aylık ilerleme raporunda tatmin edici bir sunum yapamayan çalışma grupları, Yönetim Kurulu kararı ile kapatılabilir.

10.7. Toplantı Sıklığı:

• Çalışma grupları, haftada bir kez online veya yüz yüze toplantı düzenler. Bu toplantılar, çalışma grubunun takvimine ve ihtiyaçlarına göre esnek bir şekilde organize edilir.